Notatki terenowe dołączone (nasunięte, przyklejone na kartkach samoprzylepnych) do konkretnych okazów zabezpieczają przed pomyleniem okazów i notek w trakcie przekładania roślin w suche gazety

Miejsce zbioru

Opis miejsca zbioru powinien wskazywać, gdzie roślina została zerwana. Najczęściej jest to nazwa miejscowości, przy czym jeśli podamy tylko nazwę dużego miasta, jak Kraków czy Warszawa, to opis taki jest mało precyzyjny. Jeszcze gorsza jest sytuacja, gdy podana przez nas nazwa nie jest jednoznaczna, np. Zalesie. Sama Wikipedia podaje ponad 100 miejscowości w Polsce o nazwie „Zalesie”, a do tego dochodzą jeszcze inne Zalesia poza granicami Polski. Koniecznie zadbajmy więc o to, by dopisać nazwę gminy, która ujednoznaczni naszą informację, a w przypadku dużych miast – nazwę dzielnicy czy nawet ulicę z numeracją. Im dokładniejszy jest opis miejsca zbioru, tym cenniejszy dla naukowców. To samo dotyczy opisu innych lokalizacji: kompleksu leśnego (numer oddziału), linii kolejowej (numer słupka kolejowego), ugoru czy pola (kierunek i odległość od centrum miejscowości) itd. Obecnie powinno się uzupełnić dane wskazaniami GPS, co umożliwia skojarzenie danych z mapą i przedstawienie ich w formie graficznej.

Po podaniu lokalizacji umieszcza się opis siedliska, np. las mieszany, zarośla śródpolne, sucha łąka, pobocze drogi. Bardziej wtajemniczeni stosują konkretne nazwy zbiorowisk, np. Cladonio-Pinetum – śródlądowy bór suchy.

W terenie górskim należy podać wysokość n.p.m. oraz kierunek nachylenia zbocza.

Arkusz z 1937 roku opracowany przez Ludwika Pietkiewicza. Znakomity przykład niebagatelnej roli dodatkowych informacji dołączonych do okazu

Nazwa gatunkowa
Jeśli nie znasz nazwy gatunkowej rośliny, którą chcesz dołączyć do zbioru, nie zmniejsza to wartości naukowej zielnika. Ustaleniem nazwy możesz się zająć po powrocie do domu, gdy będziesz mieć do dyspozycji klucze do oznaczania roślin i inne przydatne akcesoria lub wręcz przesłać zielnik do specjalisty. Jeśli jednak sam chcesz stawić czoła temu zadaniu, warto spróbować zidentyfikować okaz przed wysuszeniem, gdyż wówczas możesz swobodnie zajrzeć do wnętrza kwiatu czy obejrzeć kształt drobnych organów. Po wysuszeniu nie zawsze jest to już możliwe albo wymaga specjalnych zabiegów.

Zbierając chwasty bądź rośliny uprawne, warto zanotować nazwy zwyczajowe, którymi posługują się ludzie w danej okolicy. Nazewnictwo roślin może być także interesującym przedmiotem badań.

Data zbioru

Najczęściej notuje się pełną datę: dzień/miesiąc/rok. Sposób zapisu jest w zasadzie dowolny. Rok najlepiej wypisać w pełnej czterocyfrowej postaci.

Dodatkowe informacje

W zasadzie im więcej informacji dodatkowych tym lepiej – nie wszystkie przecież musimy później umieścić na właściwej etykiecie.  Prosta informacja: „nad strumieniem”, „w buczynie”, „na poboczu drogi”, „w miejscu piaszczystym/gliniastym/bagiennym/wapiennym” – może znacząco pomóc przy późniejszej identyfikacji rośliny. Istotnym uzupełnieniem danych mogą być informacje o pokroju i wysokości rośliny, jej organach podziemnych, specyficznym zapachu – jeśli takowy posiada, kolorze kwiatów (często w trakcie suszenia zmieniają barwę), a nawet informacje o owadach, które zaobserwowano na kwiatach.

Jeśli zbierasz rośliny uprawiane bądź dziko rosnące, ale także wykorzystywane przez człowieka, warto zanotować, w jakim celu są przez ludzi zbierane, np. do celów jadalnych, leczniczych itd. Jeśli dodasz do tego jeszcze sposób przyrządzania lub stosowania danych roślin, twój zbiór nabierze wartości etnobotanicznej.